Exmar verslag 2025

4.2 Interne controle- en risicobeheersystemen - beoordeling 168 4.2 4.2.1 Belangrijkste kenmerken van interne controle- en risicobeheersystemen Interne controle kan worden gedefinieerd als een door het management ontwikkeld en geïmplementeerd systeem dat bijdraagt aan het beheer van de activiteiten van de Vennootschap, haar efficiënte werking en het efficiënte gebruik van haar middelen, passend bij de doelstellingen, de omvang en de complexiteit van haar activiteiten. Risicobeheer kan worden omschreven als een gestructureerd, consistent en continu proces gericht op het identificeren, beoordelen, beslissen over reacties op en rapporteren over de kansen en bedreigingen die de realisatie van de doelstellingen van de Vennootschap kunnen beïnvloeden. De risico's, zoals in meer detail beschreven in het gedeelte 'Risicofactoren' hieronder, zijn allemaal opgenomen in het risicoregister en omvatten de belangrijkste strategische, operationele en financiële risico's voor het de Vennootschap. De Raad van Bestuur, het Audit- en Risicocomité, het Uitvoerend Comité en alle werknemers met leidinggevende verantwoordelijkheden zijn verantwoordelijk voor de beheersing van de risico's. Het Uitvoerend Comité is verantwoordelijk voor dagelijks bestuur en het beleid van de EXMAR-groep. Het Uitvoerend Comité vergadert op regelmatige basis. Het Uitvoerend Comité ontwikkelt, handhaaft en verbetert voortdurend (met de steun van externe adviseurs) adequate interne controle- en risicobeheerprocedures (i) om een redelijke zekerheid te bieden betreffende de realisatie van doelstellingen, de betrouwbaarheid van de financiële informatie en de naleving van toepasselijke wetten en voorschriften en (ii) om de uitvoering van interne controle- en risicobeheerprocedures mogelijk te maken. De kwaliteit van de interne controle en het risicobeheer wordt beoordeeld gedurende het boekjaar en door het uitvoeren van interne audits voor de geïdentificeerde potentiële risico's. De conclusies worden gedeeld met en gevalideerd door het Audit- en Risicocomité. Compliance risico's worden beoordeeld door de Key Risk Officers van de Vennootschap, in overeenstemming met het Compliance Model van EXMAR. Zij rapporteren aan het Audit- en Risicocomité. Meer informatie over EXMAR's Compliance Risk Universe en de risicoanalyse is te vinden in het hoofdstuk Governance van het Duurzaamheidsrapport van EXMAR. EXMAR heeft een interne auditfunctie opgericht met als doel de strategische, operationele en financiële risico's te beoordelen en te analyseren, specifieke opdrachten uit te voeren in overeenstemming met het jaarlijkse interne auditplan en de bevindingen te rapporteren en te bespreken met het Audit- en Risicocomité. De reikwijdte van de interne audit heeft zowel betrekking op de activiteiten als op de interne controle over de financiële verslaglegging. In 2025 werd de interne auditfunctie uitbesteed aan een gekwalificeerde dienstverlener (PWC). De interne- auditmanager van PWC rapporteerde zowel aan de CFO als aan het Audit- en Risicocomité. INTERNE CONTROLE- EN RISICOBEHEERSYSTEMEN - BEOORDELING