Exmar verslag 2025

3.5 BIJLAGE 139 VERSLAGLEGGINGSVEREISTEN KOP DOEL 3.5.2 Bijlage 2: Overzicht van EXMAR’s beleid en diens afstemming op de rapportagevereisten binnen ESRS 2 MDR-P De onderstaande tabel laat zien hoe het beleid van EXMAR, waarnaar in de duurzaamheidsverklaring wordt verwezen, voldoet aan de minimale rapportagevereisten voor beleid uit ESRS 2 (MDR-P: ‘Minimum Disclosure Requirements for Policies’). De informatie betreft de volgende beleidsregels/-documenten: ALGEMEEN ESG MILIEU SOCIAAL BESTUUR Duurzaamheids- beleid HSEQ-beleid Autobeleid Intern en extern privacybeleid Beleid inzake intimidatie en discriminatie Klachtenregeling Regeling thuiswerken Beleid inzake fraudebestrijding en corruptiebestrijding Antitrust- en mededingingsbeleid Beleid inzake anti-witwaspraktijken Sanctiebeleid Beleid inzake aanvaardbaar gebruik Beleid inzake intellectueel eigendom ESRS 2 MDR-P-63 De onderneming past de in deze bepaling gedefinieerde minimale openbaarmakingsvereisten toe wanneer zij het beleid openbaar maakt dat zij hanteert met betrekking tot elke duurzaamheidskwestie die als materieel is aangemerkt. ESRS 2 MDR-P-64 De doelstelling van deze minimale informatievereiste is inzicht te verschaffen in het beleid dat de onderneming hanteert om daadwerkelijke en potentiële effecten te voorkomen, te beperken en te herstellen, risico's aan te pakken en kansen te benutten. VERWIJZING VERPLICHTING TOT OPENBAARMAKING AFSTEMMING MET BELEID/BELEIDSLIJNEN ESRS 2 MDR-P-65a De onderneming moet informatie openbaar maken over het beleid dat is vastgesteld om wezenlijke duurzaamheidskwesties te beheren. De openbaarmaking moet de volgende informatie bevatten: (a) een beschrijving van de belangrijkste inhoud van het beleid, met inbegrip van de algemene doelstellingen en de wezenlijke effecten, risico's of kansen waarop het beleid betrekking heeft, alsmede het proces voor toezicht ■  De informatie over het duurzaamheidsbeleid, het HSEQ- beleid, het beleid inzake intimidatie en non-discriminatie, het klokkenluidersbeleid, de thuiswerkregeling en het beleid inzake fraudebestrijding en corruptiebestrijding wordt verstrekt in de hoofdstukken over maatschappelijk verantwoord ondernemen en governance. ■  Privacybeleid: Omschrijving van het verwerken van persoonlijke data van personeel/elke persoon die de diensten van of zakenrelaties heeft met een EXMAR- entiteit alsook rechten van de werknemer/elke persoon die de diensten van of zakenrelaties heeft met een EXMAR- entiteit, met betrekking tot data. ■  Antitrust- en mededingingsbeleid: Basisprincipes die in de meeste antitrust- en mededingingsrechtelijke regelingen wereldwijd zijn opgenomen. Het is de bedoeling om informatie te verstrekken over de betreffende regels, zodat medewerkers potentiële problemen kunnen signaleren en hierover advies kunnen inwinnen. De informatie bevat details over de gevolgen van niet-naleving, sancties, concurrentiebeperkende overeenkomsten, verboden handelingen, misbruik van machtspositie en procedures. ■  Anti-witwasbeleid: Het beleid behandelt de vereisten van anti-witwaswet- en regelgeving in de dagelijkse bedrijfsvoering. Het gaat in op de doelgroep en de verantwoordelijkheid van elke medewerker om bij verdenking melding te maken. Daarnaast bevat het een niet-exhaustieve leidraad voor gebieden die aanleiding tot bezorgdheid kunnen geven. ■  Sanctiebeleid: Informatie met betrekking tot de naleving van sancties, ook wel aangeduid als instrumenten die door regeringen, internationale organisaties en supranationale instanties worden gebruikt om een gedragsverandering bij een regering of regime te stimuleren of om de financiering van terrorisme te voorkomen. Het beleid schetst de verantwoordelijkheden van EXMAR-personeel om te controleren of geen contracten of projecten in strijd zijn met sancties. ■  Beleid inzake aanvaardbaar gebruik: Dit beleid heeft tot doel onze middelen en gegevens te beveiligen en legt deze verantwoordelijkheid bij elke medewerker. Het vat de belangrijkste richtlijnen voor informatiebeveiliging samen en legt uit wat er van EXMAR-medewerkers wordt verwacht met betrekking tot het gebruik van beschikbare IT-middelen en -systemen, waarbij wordt verwezen naar gedrag en best practices voor informatiebeveiliging. ■  Beleid inzake intellectueel eigendom: Heeft tot doel de intellectuele-eigendomsrechten te beschermen, met inbegrip van uitvindingen, ideeën, ontdekkingen en auteurswerken. Het gaat dieper in op octrooien, bedrijfsgeheimen en vertrouwelijke informatie, handelsmerken en auteursrechten en beschrijft rechten en verantwoordelijkheden.