Exmar verslag 2025

3.5 BIJLAGE 140 VERSLAGLEGGINGSVEREISTEN ESRS 2 MDR-P-65b De onderneming maakt informatie openbaar over het beleid dat is vastgesteld ommateriële duurzaamheidskwesties te beheren. De openbaarmaking omvat de volgende informatie: (b) een beschrijving van de reikwijdte van het beleid, of van de uitsluitingen daarvan, in termen van activiteiten, de upstream- en/of downstream- waardeketen, regio's en, indien relevant, betrokken groepen belanghebbenden ■  Alle beleidsregels worden op groepsniveau opgesteld en gelden zowel voor kantoormedewerkers als voor zeevarenden. We hanteren een pragmatische aanpak en stemmen het beleid af op de aard van het dienstverband. Daarom kunnen er verschillende versies van het beleid bestaan, specifiek voor kantoormedewerkers versus zeevarenden (bijvoorbeeld met betrekking tot onderwerpen als gezondheid en veiligheid). Daarnaast worden het autobeleid en de thuiswerkregeling momenteel toegepast op het hoofdkantoor in Antwerpen, met de ambitie om de toepassing uit te breiden naar de regionale kantoren. ■  Beleid inzake fraudebestrijding en corruptiebestrijding: van toepassing op zowel EXMAR-personeel als alle derde partijen. ■  Intern privacybeleid: van toepassing op zowel EXMAR- personeel als andere zeevarenden op schepen die eigendom zijn van of gecharterd worden door de EXMAR Group. ■  Klokkenluidersbeleid: van toepassing op EXMAR-personeel, derden en andere zeevarenden op schepen die eigendom zijn van of gecharterd worden door de EXMAR Group. ■  Beleid inzake aanvaardbaar gebruik: van toepassing op EXMAR-personeel, consultants en externe contractanten met toegang tot EXMAR-middelen, -gegevens en -informatie. ESRS 2 MDR-P-65c De onderneming maakt informatie openbaar over het beleid dat is vastgesteld om wezenlijke duurzaamheidskwesties te beheren. De openbaarmaking omvat de volgende informatie: (c) het hoogste niveau in de organisatie van de onderneming dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van het beleid De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen en herzien van de belangrijkst beleidsregels (‘key policies’). Het Uitvoerend Comité is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en beleid, en dus voor de juiste uitvoering van elk beleid. ESRS 2 MDR-P-65d De onderneming moet informatie verstrekken over het beleid dat is vastgesteld om wezenlijke duurzaamheidskwesties te beheren. De informatieverschaffing moet de volgende gegevens bevatten: (d) indien relevant, een verwijzing naar de normen of initiatieven van derden die de onderneming zich ertoe verbindt na te leven door de uitvoering van het beleid. Verwijzingen naar toepasselijke regelgeving per beleid/ domein. Geen verwijzingen naar normen of initiatieven van derden. ESRS 2 MDR-P-65e De onderneming moet informatie verstrekken over het beleid dat is vastgesteld om wezenlijke duurzaamheidskwesties te beheren. De informatieverschaffing moet de volgende informatie bevatten: (e) indien relevant, een beschrijving van de aandacht die is besteed aan de belangen van belangrijke belanghebbenden bij het vaststellen van het beleid Beschreven in de hoofdstukken ‘Sociaal’ en ‘Governance’. ESRS 2 MDR-P-65f De onderneming moet informatie verstrekken over het beleid dat is vastgesteld om wezenlijke duurzaamheidskwesties te beheren. De informatieverschaffing omvat de volgende informatie: (f) indien relevant, of en hoe de onderneming het beleid beschikbaar stelt aan potentieel betrokken belanghebbenden en aan belanghebbenden die moeten helpen bij de uitvoering ervan ■  Het overkoepelende kader voor alle beleidsmaatregelen wordt beschreven in het nalevingsmodel van EXMAR, dat beschikbaar is op de website. ■  Alle beleidsregels voor intern gebruik zijn beschikbaar op het intranet van EXMAR. ■  Beleidsregels die ook van toepassing zijn op externe aandeelhouders (extern privacybeleid en klokkenluidersbeleid) worden gepubliceerd op de website van EXMAR. ■  Elke nieuwe medewerker ontvangt een ‘onboardingpakket’, inclusief alle beleidsdocumenten. Van hem/haar wordt verwacht dat hij/zij de ontvangst bevestigt en aangeeft alle beleidsdocumenten te hebben gelezen.