Exmar verslag 2025

4.1 CORPORATE GOVERNANCE STATEMENT 159 4.1.2.2 COMITÉS Audit- en Risicocomité SAMENSTELLING Baron Philippe Vlerick Niet-uitvoerend bestuurder Voorzitter Audit- en Risicocomité Wouter De Geest Onafhankelijk bestuurder ACACIA I BV vertegenwoordigd door Els Verbraecken Onafhankelijk bestuurder De Code 2020 bepaalt dat de Raad van Bestuur een Auditcomité opricht in overeenstemming met het WVV. Gezien zijn rol in risicovraagstukken kan dit comité ook "Audit- en Risicocomité" worden genoemd. De Raad van Bestuur heeft daarom in 2020 beslist om het bestaande Auditcomité en Risicocomité samen te voegen tot één Audit- en Risicocomité. Het Audit- en Risicocomité werkt in overeenstemming met artikel 7:99 WVV en principe 4 van de Code 2020, en is samengesteld uit niet-uitvoerende bestuurders waarvan er twee onafhankelijk zijn. Het Comité rapporteert aan de Raad van Bestuur. Op 10 maart, 23 mei, 1 september en 14 november kwamen de Key Risk Officers van de Vennootschap (CFO, CLO, hoofd HSEQ, hoofd Treasury and Structured Finance, IT-directeur en HR-directeur) bijeen om hun respectieve aangewezen risicogebieden te bespreken, samen met het nieuwe hoofd ESG, en hun bevindingen werden gerapporteerd aan het Audit- en Risicocomité. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden De Raad van Bestuur heeft het Audit- en Risicocomité de ruimste onderzoeksbevoegdheden toegekend binnen zijn werkterrein. Het Comité staat de Raad van Bestuur bij in het vervullen van zijn toezichthoudende taak en het verzekeren van controle in de ruimste zin. Het is ook het belangrijkste contactpunt voor de interne auditor en de Commissaris. Alle leden van de Audit- en Risicocomité beschikken over de nodige deskundigheid op het gebied van boekhouding en controle en hebben uitgebreide professionele ervaring met financiële verslaggeving, en boekhoudkundige normen en risico's. Data Protection Comittee Met de inwerkingtreding van de EU General Data Protection Regulation 2016/679 (GDPR) per 25 mei 2018 is er een Data Protection Committee ("DPC") aangesteld. Het DPC rapporteert aan het Audit- en Risicocomité en behandelt alle aangelegenheden met betrekking tot privacy en persoonsgegevens. Het DPC hield tien vergaderingen in 2025. Activiteiten De specifieke verantwoordelijkheden van het Audit- en Risicocomité worden bepaald in het Corporate Governance Charter en in het Audit Charter, goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 31 maart 2011 en voor het laatst herzien op 27 maart 2025. In 2025 werden vijf vergaderingen gehouden, in aanwezigheid van alle leden van het Comité. De Commissaris woonde drie vergaderingen bij en de interne auditor woonde vier vergaderingen bij. Het Audit- en Risicocomité beraadslaagde over specifieke financiële aangelegenheden, interne controle en risicobeheer, de resultaten 2024 en halfjaarresultaten 2025, het budget 2026, het mandaat van de Commissaris en gebeurtenissen op het vlak van compliance die zich gedurende het jaar voordeden, en deed aanbevelingen aan de Raad van Bestuur. Tijdens de vergadering op 21 januari 2025 besprak het Audit- en Risicocomité de voortgang van de inspanningen van de Vennootschap op het gebied van de CSRD-rapportage, in aanwezigheid van de Commissaris. Benoemings- en Remuneratiecomité SAMENSTELLING Michel Delbaere Onafhankelijk bestuurder Voorzitter Benoemings- en Remuneratiecomité ACACIA I BV vertegenwoordigd door Els Verbraecken Onafhankelijk bestuurder Wouter De Geest Onafhankelijk bestuurder Het Benoemings- en Remuneratiecomité werkt in overeenstemming met Artikel 7:100 WVV: het is samengesteld uit een meerderheid van onafhankelijke bestuurders en wordt voorgezeten door een niet-uitvoerende bestuurder. Het Comité rapporteert aan de Raad van Bestuur. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het Comité heeft een evenwichtige samenstelling en beschikt over de noodzakelijke onafhankelijkheid, vaardigheden, kennis, ervaring en capaciteit om zijn taken efficiënt uit te voeren. Het Comité staat de Raad van Bestuur bij in het uitvoeren van zijn verantwoordelijkheden met betrekking tot het remuneratiebeleid van de Vennootschap en de benoemingsprocedures.