Exmar verslag 2025

3.3 SOCIAAL 118 Omgaan met impact op mensenrechten Ommogelijke gevolgen voor de mensenrechten aan te pakken, hebben we mechanismen ingesteld waarin kantoormedewerkers zowel intern – aan een aangewezen vertrouwenspersoon – als extern – via een externe preventiedienst – meldingen kunnen doen. Deze mechanismen zijn ontworpen om vertrouwelijkheid, geen vergelding en een eerlijk beoordelingsproces te waarborgen. Indien nodig, kan er diepgaand onderzoek worden opgezet door een externe partij om potentiële problemen op gepaste wijze aan te pakken, in lijn met ‘best practices’ ommensenrechten te herstellen. Specifiek voor zeevarenden werd er een klachtenprocedure ingevoerd die voldoet aan de eisen van het Maritiem Arbeidsverdrag (MLC) 2006. Hiermee creëerden we een transparant en effectief kanaal om zorgen te uiten. De Human Resources (HR) afdeling op het hoofdkantoor in Antwerpen verzamelt het aantal klachten en incidenten met betrekking tot sociale en mensenrechtenkwesties voor kantoormedewerkers; de bemanningsafdelingen doen dit voor zeevarenden. Als er gevallen zijn, worden deze gemeld aan het managementteam, dat ook regelmatig updates ontvangt over de status van incidenten en klachten en de maatregelen die daartoe genomen zijn. In 2025 hebben zich geen incidenten van discriminatie voorgedaan en werden er geen zorgen over discriminatie door werknemers gemeld. Bovendien hebben zich geen ernstige mensenrechtenkwesties en incidenten in verband met ons eigen personeel voorgedaan, wat heeft geresulteerd in nul boetes of sancties. 3.3.2.2 BETROKKENHEID VAN WERKNEMERS Bij EXMAR erkennen we dat actieve betrokkenheid van ons kantoorpersoneel en onze zeevarenden essentieel is voor het succes en het welzijn van ons bedrijf. Daarom zetten we ons in voor zinvolle en effectieve engagement met alle werknemers, gebaseerd op de principes van feedback, professionele ontwikkeling en zinvolle interactie. Voor kantoormedewerkers ontwikkelden we een systeem van feedback op regelmatige basis, zoals evaluatiegesprekken en enquêtes over werknemers hun betrokkenheid. Op deze manier kunnen we waardevolle inzichten verzamelen over de tevredenheid op de werkplek en mogelijkheden voor verbetering identificeren. Daarnaast is er veel aandacht voor loopbaanontwikkeling door middel van gerichte opleidingsprogramma's. Ten slotte helpen de organisatie van groepsevenementen voor informele teambijeenkomsten, zoals conferenties en teambuildingactiviteiten, om de relaties binnen de EXMAR-groep te versterken en een samenwerkingsgerichte en hechte werkomgeving te bevorderen. De betrokkenheid van het kantoorpersoneel begint tijdens het wervingsproces, waarbij kandidaten worden beoordeeld op hun geschiktheid voor EXMAR en onze bedrijfscultuur. Dit gebeurt door middel van sollicitatiegesprekken, assessments en kennismakingsgesprekken met HR en relevante managers. Na hun aanwerving doorlopen nieuwe medewerkers een onboardingproces om hen in de organisatie te integreren. Hun introductie omvat oriëntatiesessies, een kennismaking met het bedrijfsbeleid, trainingen over belangrijke systemen en een overzicht van de afdelingen, die doorgaans plaatsvinden tijdens de eerste dagen of weken van hun tewerkstelling. Vervolgens vinden er tijdens het dienstverband regelmatig contactmomenten plaats, met geplande check-ins om ervoor te zorgen dat werknemers zich gesteund voelen en eventuele zorgen kunnen bespreken. Dat zijn meestal informele vergaderingen, check-ins met afdelingshoofden en andere informele gesprekken, die regelmatig plaatsvinden, met een variërende frequentie, afhankelijk van de afdeling en het onderwerp. Daarnaast worden evaluaties en loopbaanontwikkeling uitgevoerd via formele vergaderingen met managers, die minstens drie keer per jaar plaatsvinden. Tijdens dergelijke vergaderingen worden de voortgang van de werknemer, feedback en mogelijke loopbaanontwikkelingsmogelijkheden besproken. Ten slotte voeren we bij het vertrek van een werknemer exitgesprekken om feedback te verzamelen en een soepel vertrek te garanderen. Wat zeevarenden betreft, leggen we de nadruk op voortdurende communicatie, veiligheid en welzijn in de unieke context van maritieme tewerkstelling. Betrokkenheid komt tot stand via aanmeldingsgesprekken (waarbij verwachtingen worden besproken), debriefing, bezoeken aan boord en evaluatiemomenten, waarbij voortdurende ondersteuning en feedback wordt geboden tijdens de tijd die werknemers op zee doorbrengen. Een voorbeeld hiervan is onze 'sign-off survey', ontworpen om het welzijn en de prestaties te beoordelen, feedback over de arbeidsomstandigheden te verzamelen en de maturiteit van de veiligheid te meten. Daarnaast helpen initiatieven zoals bemanningsconferenties en kantoorbezoeken om de kloof tussen schepen en wal te overbruggen, waardoor sterkere banden worden opgebouwd en de relatie tussen kantoormedewerkers en zeevarenden aanzienlijk wordt verbeterd. Er wordt specifiek aandacht besteed aan de steun voor zeevarenden tijdens langdurige periodes op zee, waarbij de uitdagingen van isolatie en beperkte sociale interactie worden aangepakt. Activiteiten rond engagement en het delen van de resultaten daarvan binnen onze organisatie zijn essentieel. Voor het kantoorpersoneel ligt de verantwoordelijkheid daarom bij de adjunct-COO (‘Chief Operating Officer’), die