Exmar verslag 2025

3.4 GOVERNANCE 129 ESG-PARTNER INPUT OUTPUT Raad van Bestuur ■  Communiceert strategische doelstellingen op het gebied van ESG in zijn interactie met aandeelhouders ■  Stelt het CSRD-verslag op en presenteert dit aan de algemene vergadering met aandeelhouders ■  Handhaaft de strategieën en waarden van EXMAR in zijn duurzame waardecreatie ■  Evalueert de handelscode en de code voor bedrijfsethiek ■  Bepaalt de bedrijfsstrategie, het Corporate Governance Charter, de Corporate Governance Statement en het Compliance Manual ■  Valideert persberichten over onderwerpen die onder niet- financiële regelgeving vallen ■  Zorgt ervoor dat het Corporate Governance Charter, de Compliance Manuals en wet- en regelgeving binnen het hele bedrijf worden nageleefd ■  Valideert de naleving van het jaarlijkse CSRD-rapport ExCo/ARC ■  Dagelijks bestuur en beleid van de groep ■  Uitvoering van beslissingen genomen door de Raad van Bestuur ■  Invoering van interne controles ■  Beoordeelt en toetst de jaarlijkse CRSD-rekeningen ■  Communiceren van voorstellen over de bedrijfsstrategie aan de Raad van Bestuur ■  Beoordeelt en toetst persberichten ■  Validatie van en advies aan de raad van bestuur over het CSRD-rapport ■  Doet voorstellen over de bedrijfsstrategie EXMAR ■  Stelt het jaarlijkse CSRD-rapport op ■  Handhaaft ESG-doelstellingen in zakelijke interacties ■  Rapporteert en consolideert ESG-KPI's ■  Vult vragenlijsten over ESG in ■  Stelt groepsbeleidsregels en -procedures op ■  Compliance-risicobeoordeling, model en handleiding ■  Zorgt voor bedrijfsbrede naleving van CSRD Dochter- ondernemingen ■  Rapportage over ESG-KPI's ■  Ondersteuning bij het ontwikkelen van groepsbeleid en -procedures ■  Toezicht op regelgeving ■  Rapportage volgens regelgeving ■  Implementatie van beleid en procedures ■  ESG-doelstellingen handhaven in zakelijke interacties ■  Beleid en procedures herzien ■  Zorgen voor naleving van regelgeving 3.4.1.4 RISICOBEHEER Om overzicht te behouden van alle risico’s voor EXMAR werd er een Compliance Risk Universe opgezet. Hierin worden risico’s op vlak van wettelijke, regelgevende en zakelijke vereisten gedetailleerd beschreven. De belangrijkste thema's zijn:  Corporate governance  Concurrentie, antitrustwetgeving, handelssancties  Belangenconflicten  Insiderhandel  Anti-witwasbeleid  Fraude met financiële statements  Fraude en corruptie  Gezondheid en veiligheid  Milieubescherming  Informatiebeheer/-beveiliging  Intellectueel eigendom  Verplichtingen van werknemers  Individuen  Privacy Voor elk thema werd er een Key Risk Officer (KRO) aangesteld die verantwoordelijk is voor het beoordelen van de risico’s met betrekking tot zijn/haar domein. Het Hoofd ESG & Compliance bewaart het overzicht van alle duurzaamheidsgerelateerde risico’s en zorgt ervoor dat deze in overeenstemming zijn met de bredere risicobeheerstrategie van het bedrijf. Daarenboven heeft de RvB een Compliance Officer aangesteld, die verantwoordelijk is voor het opsporen en escaleren van ongerustheden of gevallen van non-compliance en alle daarmee verband houdende kwesties. De KROs, het Hoofd ESG & Compliance en de Compliance Officer komen elk kwartaal bijeen om (opkomende) risico’s voor alle aangewezen thema’s te beoordelen, bespreken en aan te pakken waar nodig. De resultaten van deze vergaderingen worden gerapporteerd aan het ARC.    3.4.1.5 INFORMATIESTROOM NAAR HET TOPMANAGEMENT Bovenstaande paragrafen beschrijven reeds een aantal informatiestromen naar topmanagement. Daarnaast wordt er in Hoofdstuk 3.3 – Sociaal omschreven hoe we onze eigen medewerkers betrekken en aanmoedigen om de diverse meldingskanalen die beschikbaar zijn te gebruiken, opdat hun stem zou worden gehoord. Aangezien onze medewerkers essentiële stakeholders zijn voor onze ESG-strategie, wordt hun feedback regelmatig doorgegeven aan topmanagement.