Exmar verslag 2025

3.4 GOVERNANCE 132 van individuen en collega's uit, evenals de verantwoordelijkheden ten opzichte van onze medewerkers, klanten, aandeelhouders en andere belanghebbenden. De code moedigt medewerkers aan om alle kwesties of zorgen die een gevaar kunnen vormen voor medewerkers, andere mensen of het bedrijf, te melden aan hun directe leidinggevende(n) - wat ons open- deurbeleid versterkt. Indien nodig kunnen dergelijke kwesties worden geëscaleerd naar het Human Resources-departement of de CFO. De Dealing Code richt zich op handelen met voorkennis, met als doel de vertrouwelijkheid te waarborgen en marktmanipulatie te voorkomen. Beide codes zijn opgenomen in het ‘Corporate Governance Charter’ van EXMAR dat is gepubliceerd op onze website : w ww.exmar.com .    Ten tweede hebben we een ‘Compliance Manual’ ontwikkeld, om onze toewijding aan het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving, te bevestigen. Deze handleiding bevat de belangrijkste beleidslijnen voor EXMAR Groep: (1) beleid ter bestrijding van fraude en corruptie, (2) antitrust- en mededingingsbeleid, (3) beleid ter bestrijding van witwassen, (4) sanctiebeleid, (5) extern en intern privacy beleid, (6) HSEQ- beleid, (7) beleid inzake aanvaardbaar gebruik, (8) klokkenluidersbeleid, (9) beleid inzake intellectuele eigendom en (10) duurzaamheidsbeleid. Het beleid voor intern gebruik is voor alle werknemers beschikbaar op het intranet. Het klokkenluiders- en externe privacy beleid zijn gepubliceerd op onze website. In Bijlage 2 bieden we een overzicht van hoe elk beleid voldoet aan de Minimale Rapportagevereisten voor beleidsdocumenten van ESRS (‘ESRS Minimum Disclosure Requirements for Policies’ – MDR-P), met een beschrijving van elementen zoals de kerninhoud, reikwijdte en verantwoordingsplicht. Al het bovenstaande wordt beschreven in EXMAR’s ‘Compliance Model’ (ook beschikbaar op de website). Dit model is ontwikkeld in samenwerking met het management en externe adviseurs en is gebaseerd op het ‘International Standard COSO Framework’ (COSO = Committee of Sponsoring Organizations). Het beschrijft de structuren en procedures voor risicobeoordeling, het melden en beteugelen van overtredingen en het geven van aanvullende compliance training (wanneer nodig). Aan de hand van dit model beoordelen en prioriteren we systematisch bestaande en opkomende compliance- en ethische risico's, evenals sectorale kwesties. Veranderingen in de organisatie, wetgeving, risicoblootstelling en controlestatus worden jaarlijks geëvalueerd, met het oog op voortdurende verbetering. Om dit te realiseren hebben we het Compliance Risk Universe opgezet, zoals vermeld in 3.4.1.4 Risicobeheer. De details over onze aanpak van risicobeheer zijn ook opgenomen in het Compliance Model.   Op basis van het Compliance Model heeft onze Raad van Bestuur een Compliance Programma geïmplementeerd om optimale naleving van regels en wetten te bereiken en om risico's op overtredingen en mogelijke nadelige gevolgen voor EXMAR en haar stakeholders te verminderen. Het programma is ontworpen om een bedrijfscultuur te bevorderen die alle medewerkers motiveert en tegelijkertijd individuele verantwoordelijkheid toekent. De Raad van Bestuur en het ExCo zorgen ervoor dat medewerkers – inclusief henzelf – gepaste training krijgen en alle informatie ontvangen die nodig is om correct zakelijk gedrag te bevorderen.   3.4.3.2 BESCHERMING VAN KLOKKENLUIDERS Aangezien we onze belanghebbenden aanmoedigen om bezorgdheden te uiten of gevallen van (vermoedelijke) schendingen (vb. van wetgeving) te melden, is het van essentieel belang om een kader te bieden ter bescherming van klokkenluiders. Ons beleid beschrijft duidelijk de te gebruiken kanalen en geeft details over dataverzameling, het interne follow-upproces, het onderzoek, de mechanismen voor feedback, besluitvorming, archivering en gegevensbescherming. Meer specifiek, zijn er twee opties om zaken te melden: het ‘EXMAR Ship Management Reporting Channel’ (aan de HR-directeur) of het ‘Group Reporting Channel’ (aan de Chief Legal Officer). Beide manieren maken vertrouwelijke en anonieme meldingen mogelijk, en ons privacy beleid is van toepassing op alle gegevens die worden verwerkt.   We garanderen dat het beleid en de meldingsmechanismen in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van klokkenluiders, vermits we ons strikt houden aan wettelijke vereisten en regelgevende kaders. Op deze manier garanderen we een veilige, vertrouwelijke en vergeldingsvrije omgeving voor personen die wangedrag of onethische praktijken melden.   Zoals hierboven vermeld, is het klokkenluidersbeleid zowel op het intranet als op onze website beschikbaar. Alle medewerkers hebben hier toegang toe en worden op de hoogte gebracht wanneer er updates worden doorgevoerd. Er is momenteel geen specifieke training hieromtrent voorhanden.    3.4.3.3 BESTRIJDING VAN CORRUPTIE EN OMKOPING De maritieme sector is bijzonder kwetsbaar voor corruptie, aangezien talrijke belanghebbenden uit verschillende rechtsgebieden betrokken zijn bij de activiteiten, wat veel mogelijkheden voor corruptie en omkoping creëert. Dit kan de normale bedrijfsvoering verstoren, vertragingen veroorzaken, hogere operationele kosten met zich meebrengen, de veiligheid in gevaar brengen en het welzijn van zeevarenden aantasten. Hierom hebben we bij EXMAR een degelijk kader ontwikkeld om