Exmar verslag 2025

3.4 GOVERNANCE 133 dergelijke risico's aan te pakken, in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, regelgevende vereisten en codes in de gebieden waar we actief zijn (bijvoorbeeld de bepalingen van het VN-Verdrag tegen corruptie). Dit wordt ondersteund door ons lidmaatschap van het Maritime Anti-Corruption Network (MACN). Het MACN is opgericht in 2011 en is inmiddels uitgegroeid tot een belangrijk initiatief binnen de sector. Het biedt een platform om van collega's te leren en stelt tools en inzichten ter beschikking die nuttig zijn voor zeevarenden om omkoping en facilitering te weerstaan.   Ons kader is vastgelegd in het anti-fraude- en anti- corruptiebeleid, dat is opgesteld om beschuldigingen of incidenten van corruptie en omkoping te voorkomen, op te sporen en aan te pakken. Bovendien zijn er meerdere waarborgen ingesteld om het risico van corruptie aan wal te beperken, zoals:  Gestandaardiseerde aankoopstromen die een drievoudige verificatie door meerdere medewerkers vereisen  Standaard aanbestedingsprocedures, inclusief zorgvuldige evaluatie en definitieve leveranciersselectie voor substantiële investeringen  Het onderhouden van langdurige verbintenissen met tegenpartijen van topkwaliteit Bovendien bevatten onze charterovereenkomsten met onze klanten niet alleen standaard sanctieclausules, maar ook op maat gemaakte clausules inzake omkoping, corruptie en ethiek. Daarnaast zijn relevante BIMCO-clausules opgenomen: clausules die zijn opgesteld door de Baltic and International Maritime Council. Als 's werelds grootste directe ledenorganisatie voor reders, bevrachters, scheepsmakelaars en agenten, biedt BIMCO-informatie en advies, terwijl het eerlijke handelspraktijken bevordert en harmonisatie en standaardisatie van commerciële scheepvaartpraktijken en contracten faciliteert. Door gebruik te maken van de tools en expertise van dit platform, zijn we in staat om het risico op corruptie en omkoping te verminderen, bijvoorbeeld door havenbezoeken aan landen met een lage score op de International Corruption Index te vermijden.   Ten slotte heeft elk schip een door de klasse goedgekeurd scheepsbeveiligingsplan (‘Ship Safety Plan’ - SSP), dat is afgestemd op de ‘International Ship and Port Facility Security’ (ISPS) Code. Het SSP beschrijft alle procedures om de veiligheid van het schip, de bemanning en de lading te waarborgen. De belangrijkste elementen van een dergelijk plan zijn gericht op preventie, detectie, respons, herstel en naleving en omvatten een dreigingsanalyse, risicobeperkende strategieën en responsprocedures. Bovendien kunnen medewerkers indien nodig altijd contact opnemen met de ‘Company Security Officer’ (CSO) (aan wal) of een speciale ‘Ship Security Officer’ (SSO) (op zee).  3.4.3.3.1 Meldingsprocedure Het proces van het melden en onderzoeken van mogelijke corruptie of omkoping is in overeenstemming met het bovengenoemde beleid en het nalevingsmodel. Er wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen melden, onderzoeken, voorkomen en opsporen. Onderzoeken staan los van de managementketen die betrokken is bij de preventie en opsporing van corruptie en omkoping. Een manier om risico's of het belang van verhoogde aandacht voor een bepaald onderwerp te melden, is via de Key Risk Officers, wier bevindingen vervolgens worden gerapporteerd aan het Audit- en Risicocomité en de Raad van Bestuur.   Net zoals in 2024, hadden we in 2025 0 veroordelingen voor overtreding van anticorruptie- en anti-omkopingswetten, wat resulteerde in 0 boetes of sancties.   3.4.3.3.2 Training Het beleid en de procedures van EXMAR worden aangevuld met speciale opleidingen, die correct gedrag inzake corruptie en omkoping bevorderen. Voor kantoormedewerkers – inclusief topmanagement – bestaat deze opleiding uit een meerkeuzetest via een e-learning tool, met een reeks vragen die potentiële reële situaties beschrijven (incl. mogelijke corruptie en/of omkoping). Er moet een minimumscore worden behaald en de training moet om de vijf jaar worden herhaald. Het programma werd voor het eerst geïmplementeerd op ons hoofdkantoor en wordt nu geleidelijk uitgebreid naar alle dochterondernemingen. Daarnaast krijgen onze zeevarenden ook e-learning aangeboden, georganiseerd door MACN en aangeboden op drie niveaus: matrozen, officieren en kapiteins.   Bij EXMAR beschouwen we ons topmanagement (ExCo & RvB), kapiteins en hoofdwerktuigkundigen (aan boord) als functies met een risico op corruptie en omkoping. Voor het topmanagement spreekt dit voor zich, maar voor kapiteins en hoofdwerktuigkundigen is dit te wijten aan hun centrale rol in de interactie met entiteiten aan wal, waardoor de kans op corruptie en omkoping groter is. Zoals hierboven vermeld, wordt van het topmanagement verwacht dat zij dezelfde compliance-training volgen als het andere kantoorpersoneel. Kapiteins en hoofdwerktuigkundigen, daarentegen, krijgen training van MACN. Dit is een nieuwe ontwikkeling die in 2025 is doorgevoerd, waardoor deze medewerkers met iemand van MACN kunnen overleggen over strategieën om corruptie en faciliterende betalingen aan te pakken. Medewerkers kunnen ervaringen uitwisselen, terwijl MACN praktische hulpmiddelen aanreikt om deze uitdagingen effectief aan te pakken.